한글 2007로 메일 머지 만들기

한글 2007로 메일 머지 만들기

 

메일 머지는 여러 사람의 이름, 주소 등이 들어 있는 '데이터 파일(data file)'과 '서식 파일(form letter file)'을 결합함(merging)으로써, 이름이나 직책, 주소 부분 등만 다르고 나머지 내용이 같은 수십, 수백 통의 편지지를 한꺼번에 만드는 기능입니다. 따라서 회원들에게 정기적으로 안내장을 발송할 일이 있다면, 많은 양의 단순 반복 작업을 메일 머지 기능으로 대신할 수 있습니다. 메일 머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요합니다.

 

 

 

1. 데이터 파일 만들기

 

예제와 같이 성명, 주소, 전화번호로 이루어진 일련의 레코드로 된 데이터 파일을 작성합니다.

반드시 데이터 파일의 맨 처음에는 (레코드 개수가 아닌) 필드 항목의 개수를 넣어줍니다.

필드와 레코드의 개념은 아래 한글 도움말 그림을 참고하세요.

 

 

 

 

 

(한글 2007 도움말)

 

데이터 파일은 그냥 일반 한글 문서처럼 작성하고 저장하면 됩니다.

 

 

 

2. 서식 파일 만들기

 

예제와 같이 초청장을 만든 다음, '님을' 단어 앞에 커서를 갖다놓은 다음,

[메일 머지 표시 달기]를 클릭합니다.

 

 

 

 

[메일 머지 표시 달기] 창이 열리면, [필드 만들기] 탭을 클릭합니다.

데이터 파일을 보면, 성명이 첫 번째 필드에 있으므로, 필드 번호인 ‘1’을 입력하고, [넣기]를 클릭합니다.

 

 

 

 

아래 그림처럼 ‘{{1}}’이 표시되면 제대로 한 것입니다.

 

 

 

 

이제 [메일 머지 만들기]를 클릭합니다.

 

 

 

 

[메일 머지 만들기] 창에서, 데이터 파일을 찾아 선택하고, [출력 방향]을 [화면]으로 바꾼 다음에, [확인]을 클릭합니다.

 

 

 

 

아래 그림처럼 ‘{{1}}’ 부분이 사람이름으로 제대로 표시되면, 다시 [메일 머지 만들기]를 클릭하여, 이번엔 [출력 방향]을 [프린터]로 바꾼 다음에, [확인]을 클릭합니다.

 

 

 

 

예제 파일 1 : 데이터 파일 1341224395_메일머지data.hwp

예제 파일 2 : 서식 파일(메일 머지 표시 달기 전) 1341224395_메일머지초청장1.hwp

예제 파일 3 : 서식 파일(메일 머지 표시 달기 후) 1341224395_메일머지초청장2.hwp

영원파님의 파란블로그에서 발행된 글입니다.